Mientras todos esperamos la luz verde que nos señale el regreso a nuestras oficinas, los profesionales de todo el mundo están haciendo lo mejor que pueden trabajando desde sus hogares. El trabajo a distancia ha ido ganando popularidad en los últimos años, pero la pandemia COVID-19 ha tomado esta tendencia y la ha convertido en una necesidad. Casi de la noche a la mañana, un número abrumador de empleados comenzó a trabajar desde casa creando la necesidad de aumentar los niveles de colaboración remota.
Las oficinas y salas de reuniones, que alguna vez estaban animadas y a menudo llenas de gente, ahora están vacías. Las conversaciones de pasillo y las charlas de café han desaparecido. La era del trabajo remoto está sobre nosotros.
La colaboración siempre ha sido una piedra angular del éxito para las empresas. Los gerentes han buscado continuamente facilitar interacciones productivas que mejoren la cohesión y el rendimiento del equipo.
En un entorno remoto, sin embargo, este desafío es marcadamente diferente. Las estrategias que tuvieron éxito en persona no son necesariamente eficaces en un entorno remoto. Los equipos se han visto obligados a ajustar sus estilos de trabajo, y un estudio reciente de Microsoft sugiere que la colaboración remota es mucho más difícil y generadora de fatiga que su contraparte en persona.
Estos son algunos consejos para mejorar la colaboración remota
Reuniones Más Cortas
Todos hemos estado sentados en reuniones que parecen no terminar. Pierdes la concentración, y tu mente se desvía a medida que la reunión persiste más y más tiempo. El estudio de Microsoft analizó los marcadores de ondas cerebrales, encontrando que la fatiga en las reuniones en línea se presenta mucho más rápido que en las reuniones en persona. De hecho, esta fatiga comienza a manifestarse en alrededor de 30-40 minutos.
La investigación sugiere que estar intensamente enfocado en la pantalla del computador también acelera la fatiga. La incapacidad de reconocer pistas no verbales al mirar alrededor de la habitación conduce a confusión en cuanto a quién le corresponde hablar, y en general, a una comprensión más débil del material que se presenta o el tema de discusión.
Establecer (y apegarse a) reuniones más cortas puede mantener a un equipo enfocado y más productivo. Cuando se necesitan reuniones más largas, tomar descansos o intermedios puede permitir que los miembros del equipo recarguen energías antes de regresar a la discusión grupal.
Tome Descansos Regulares
Esto puede no ser una sorpresa, pero los descansos regulares son esenciales para el éxito de trabajo remoto.
Una vez más, estar intensamente enfocado en una pantalla acelera la fatiga y aumenta el estrés a un ritmo rápido. El estudio también concluyó que el exceso de trabajo y el estrés en las videoconferencias eran más altos que las reuniones presenciales.
Las pausas pueden tomar muchas formas diferentes. Caminar por unos minutos, sacar la basura, hacer un corto mandado, o jugar con los niños y mascotas son todos excelentes ejemplos.
Un descanso del trabajo no tiene que significar un descanso de la productividad. Más bien, es una oportunidad para que tu cerebro haga algo diferente y vuelva al tema de trabajo en un estado más energizado.
Utilice una Variedad de Técnicas de Colaboración
La colaboración se puede dar de diversas formas. No siempre tiene que ser un video en tiempo real o una conversación de voz. Otros tipos de comunicación efectiva incluyen mensajería instantánea, espacios de trabajo de chat en equipo, plataformas de gestión de proyectos y, por supuesto, correo electrónico.
Con una mezcla de técnicas de comunicación, los miembros del equipo pueden mantenerse al día con las actividades del equipo, entregables, plazos y otros mensajes importantes sin la monotonía de un estilo de comunicación solitario.
Cada técnica tiene su propio lugar en un entorno de equipo. Donde las conversaciones para generar lluvia de ideas son el foco principal, se sugiere usar las conferencias de video y voz. Para chequeos informales y preguntas rápidas, una plataforma de chat o mensajería es adecuada. Utilice el correo electrónico para distribuir información clave, asignación de tareas y comunicaciones importantes a las que se hará referencia en el futuro.
Implemente un Horario Flexible de Trabajo
El día de trabajo de 9am a 5pm está terminando. Combinar las actividades de trabajo y personales en cada día es esencial para un escenario de trabajo remoto exitoso.
Permitir a los miembros del equipo la libertad de ocuparse de las actividades regulares durante el horario comercial y la flexibilidad para trabajar en la mañana y por la noche temprano y los fines de semana es clave para un entorno de trabajo remoto exitoso.
Muchos trabajadores remotos tienen otras obligaciones en el hogar que deben ser atendidas durante un día de trabajo normal. Con el fin de cuidar de su familia, ellos mismos y su trabajo, los empleados remotos están trabajando en otras horas del día para hacerlo todo.
Microsoft Teams informo que la actividad en horas previas al horario laboral y horas nocturnas ha aumentado más que en cualquier otra hora del día, hasta un 23 %. Además, el trabajo de los sábados y domingos ha crecido en más del 200%.
El mundo está cambiando, y el entorno de trabajo para muchos está cambiando también. La colaboración efectiva es un componente necesario para un equipo exitoso, pero las formas en que colaboramos deben evolucionar para hacer frente a la situación de trabajo a distancia en la que vivimos ahora muchos de nosotros.
Estos consejos pueden ayudar a facilitar esa transición y ayudar a su organización a avanzar hacia una estrategia más cohesiva y eficiente para navegar la nueva normalidad.
Alison Maxson es Gerente Senior, Mercadeo y Comunicaciones en ScreenBeam Inc.