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Los entornos de trabajo sufrieron un cambio cataclísmico en 2020 debido a la pandemia. En muchos casos, casi todos los trabajadores se fueron a trabajar desde casa. Ese modelo funciona para algunas empresas, pero es evidente que ha habido importantes desafíos y costos.

Además, más empresas están empezando a planificar cómo quieren recibir a los trabajadores en la oficina en el nuevo año. La atención a los espacios de trabajo también ha cambiado, pero la necesidad de colaboración no lo ha hecho.

A medida que los empleadores buscan reimaginar sus oficinas, tendrán que ajustar y reasignar sus presupuestos. Para garantizar que sus espacios sean saludables, seguros y apoyen la colaboración, no necesitan gastar mucho para un lograr impacto importante.

El Gasto Se Ve Diferente en 2021

Desarrollar un presupuesto para el 2021 puede ser un ejercicio complicado. No se puede mirar necesariamente la historia del año pasado para presupuestar porque todo ha cambiado drásticamente. Ya ha habido cambios significativos en el gasto. Considere las inversiones que las empresas suelen hacer en ferias comerciales, eventos en persona y viajes de negocios. Esos se fueron a cero en el segundo trimestre de 2020, y probablemente no se recuperarán hasta el final de la pandemia.

Entonces, ¿qué dicen los CFO’s (Directores Financieros) sobre cómo presupuestar? Una encuesta de PwC de 330 directores financieros de EE. UU. reveló lo siguiente:

  • El 71% de los directores financieros confían en la capacidad de su empresa para proporcionar un entorno de trabajo seguro, mientras que el 59% tiene preocupaciones sobre el aumento de las infecciones y como afecten el retorno al trabajo.
  • El 70% de los directores financieros dijo que se necesitan mejores equipos y hardware para volver al trabajo, y el 56% dijo que las inversiones en tecnología ayudarían a su empresa en el largo plazo.
  • Cuando se les preguntó sobre las transiciones de regreso al trabajo, los directores financieros dijeron que estas eran las principales cosas a implementar: cambiar las medidas y requisitos de seguridad en el lugar de trabajo (81%) y la reconfiguración de los lugares de trabajo para promover el distanciamiento físico (78%).

Aprendizajes de la Encuesta

Basado en los puntos anteriormente indicados, los directores financieros tienen claras preocupaciones sobre el regreso al trabajo. También están pensando en los cambios presupuestarios que deben hacer. La mayoría de las empresas asignarán importantes fondos en 2021 a los ajustes relacionados con COVID-19.

El gasto para eso probablemente se oriente a la reconfiguración del espacio de oficina, a tecnología para ayudar a los empleados permitiéndoles trabajar juntos de forma segura, y mejoras en los procedimientos de limpieza / desinfección.

Asegurando que Su Presupuesto Post-COVID Tenga el Impacto Adecuado en los Espacios de Trabajo

El proceso de presupuestación rara vez es un proceso lineal, y la mayoría de las empresas optan por ajustar los montos presupuestarios de primera línea en un porcentaje fijo basado en lo que se espera en el próximo año, pero COVID-19 ha obligado a las empresas a ser más específicos.

La presupuestación de base cero se refiere a un método tradicionalmente poco popular en el que se pide a los ejecutivos que justifiquen y aprueben cada gasto. Esto es un reto en términos de trabajo adicional y complejidad. Sin embargo, a raíz de la pandemia COVID-19, la presupuestación de base cero está ganando popularidad por su capacidad para ayudar a las empresas a eliminar más quirúrgicamente ciertas partidas y, al mismo tiempo, introducir partidas clave para navegar con éxito la pandemia.

En lugar de cortar en base a un porcentaje, los ejecutivos pueden revisar los gastos más detalladamente, lo que probablemente resulte en mayores ahorros — a veces hasta millones — y un reenfoque en el gasto positivo, como aquél orientado hacia espacios de colaboración habilitados para el nuevo normal.

La presupuestación de base cero también puede ayudar a su organización en la planificación de cambios a largo plazo como aquellos que COVID-19 propició en industrias de todo el mundo, lo que significa que puede crear un presupuesto más aplicable al lugar de trabajo que prevé para 2021 y más allá.

¿En Qué Áreas Deben Invertir las Empresas en 2021?

Cuando se trata del diseño de la oficina, su configuración y la tecnología en los espacios de trabajo, el presupuesto convencional y tradicional se fue a la basura. En su lugar, tendrá que centrarse en estas cosas:

  • Nuevos diseños: Los espacios de oficina abierta fueron una tendencia durante muchos años para impulsar la interacción. Ahora la interacción debe darse a distancia. Es probable que las estaciones de trabajo deban estar espaciadas. Los trabajadores todavía tendrán que hablar y planificar juntos, lo que trae consigo más espacios de colaboración que permitan distanciamiento.
  • Limitar tocar superficies: En un edificio hay demasiados puntos de contacto: manijas de puertas, interruptores de luz, etc. Hay formas innovadoras de limitarlos con luces activadas por movimiento y puertas que giran en ambos sentidos que solo necesitan un empujón con el pie.
  • Servicios de limpieza y desinfección: Otra línea de su presupuesto deberá asignarse a los servicios de limpieza y desinfección. Usted puede contratar estos con un tercero para limpiezas diarias o semanales, pero también es una buena idea designar a un empleado para regularmente limpie superficies, por lo que necesitará dólares para productos, así como quioscos desinfectantes de manos.
  • Espacios de trabajo sin puntos de contacto: Puede eliminar virtualmente los puntos de contacto en los espacios de reunión con la tecnología de proyección inalámbrica sin contacto. Asegúrese de elegir una solución en la que no haya aplicaciones, botones o conmutadores para que sea segura para sus empleados, al tiempo que minimiza la complejidad para su departamento de TI. Con esta configuración, su equipo puede conectarse a las pantallas de las salas de reunión, compartir archivos y colaborar de forma inalámbrica en tiempo real. Es una plataforma llave en mano, no es algo que su equipo de TI tenga que integrar o armar.

La Tecnología Inalámbrica de Presentación y Conferencias es una Inversión a Largo Plazo

De estas inversiones, las tres primeras pueden ser inversiones a por una vez o de corto plazo. El gasto tecnológico es a largo plazo e incremental. El cambio a la proyección inalámbrica sin contacto y conferencias ya estaba sucediendo antes de COVID. COVID lo aceleró hasta el punto en que ahora es imprescindible, no sólo un deseable.

Más allá de la facilidad de uso y la capacidad de reunir a los trabajadores, también se integra con plataformas de comunicaciones unificadas (UC) que permiten reuniones híbridas. Por lo tanto, su presupuesto debería reflejar que la compra de un sistema no solo es aplicable al entorno de trabajo posterior a COVID, sino que en realidad prepara su tecnología para la comunicación, la colaboración y la productividad hacia el futuro.

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